Elektroniczny obieg dokumentów.
Lepsza wydajność zaczyna się od dobrej organizacji procesów biznesowych
Co zyskujesz?
Przede wszystkim produkt o najwyższej jakości. Z naszych rozwiązań korzystają liderzy swoich rynków, którzy cenią sobie zarówno niezawodność jak i pełną elastyczność naszych rozwiązań.
Dlaczego system workflow?
Wprowadzenie elektronicznego przepływu pracy (Workflow) jest doskonałą okazją do reorganizacji firmy, przyjrzenia się procesom w niej zachodzącym, ich długości oraz do usprawnienia zarządzania. Dobrze skonfigurowany obieg stanowi klamrę scalającą rozproszone terytorialnie oddziały czy zakłady. Poprawia się logistyka przedsiębiorstwa, miedzy innymi dzięki monitorowaniu tak kluczowych procesów jak obsługa zapytań ofertowych i zamówień, a zastosowanie elektronicznego obiegu akceptacji faktur przychodzących usprawnia i uspokaja zarządzanie zobowiązaniami finansowymi firmy.
Liczne korzyści:
Eliminacja improwizacji w działaniu poprzez uporządkowanie procesów i kolejność zadań
Zwiększenie wydajności dzięki dostępowi do właściwych informacji i dokumentów związanych ze sprawą
Podwyższenie jakości pracy dzięki usystematyzowaniu powtarzalnych procesów
Automatyczna kontrola reżimów czasowych i eliminacja wąskich gardeł w postaci spiętrzeń zadań
Rejestracja historii spraw i budowa bazy wiedzy o sposobie obsługi wyjątków i precedensów
Ograniczenie czasu wdrażania w obowiązki nowych pracowników
Automatyczne powiadamianie i eskalacje przyspieszające tempo realizacji procesów
Eliminacja opóźnień dzięki definicji zastępstw lub ścieżek alternatywnych
Profesjonalny system workflow:
elliteq FLOWer pozwala na usprawnienie zarządzania firmą poprzez uporządkowanie i automatyzację procesów biznesowych. Nasz system rozdysponuje zadania i powiązane z nimi dokumenty oraz zadba o ich wykonanie ściśle w ramach i terminach zdefiniowanego procesu. Tym samym wyeliminuje zagrożenia typowe dla tradycyjnych sposobów przekazywania poleceń. System umożliwia doskonalenie organizacji przedsiębiorstwa, optymalizację działań, podnosi komfort i wydajność pracy.
Wykorzystując elliteq FLOWer uzyskasz kontrolę nad kluczowymi procesami w przedsiębiorstwie, ich efektywnością i terminowością. Zautomatyzujesz przepływ pracy i obieg dokumentów w kontekście powiązanych z nimi spraw, zadań oraz pracowników.
Tradycyjne metody pracy bywają niewystarczające, chaotyczne i zawodne. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest elliteq FLOWer (Workflow). Ten moduł pomoże Ci w realizacji projektów zgodnie z zatwierdzonymi procedurami, efektywnym wykorzystaniu zasobów, przypomni na czas o zadaniach cyklicznych i zobowiązaniach terminowych. elliteq FLOWer dostarczy użytkownikowi pewne dane niezbędne do podjęcia właściwej decyzji.
Podstawowe cechy
Elastyczność w dostosowaniu FLOWer do specyfiki Twoich procesów
Możliwość elastycznego sterowania dowolnym obiegiem spraw oraz powiązanych z nimi dokumentów.
Realizacja dowolnie różnych procesów takich jak obiegu i akceptacja faktur, obsługa korespondencji, wnioskowanie i akceptacja wniosków urlopowych, autoryzacja zamówień, procesowanie zapytań ofertowych, rozpatrywanie reklamacji, budżetowanie projektów.
Nadzorowanie cyklu życia dokumentu, jakiego wymaga na przykład proces redakcji i akceptacji nowej umowy z kontrahentem.
Narzędzie graficzne do modyfikacji istniejących i modelowania nowych procesów Workflow.
Wszystko pod ręką. Innowacyjny mechanizm powiązań
FLOWer jest wyposażony w innowacyjny mechanizm tworzenia i prezentacji powiązań pomiędzy dowolnymi obiektami zarejestrowanymi w systemie, co pozwala mieć „pod ręką” kontekstowe informacje niezbędne do szybkiego podejmowania właściwych decyzji.
Funkcjonalność prywatnych i publicznych notatek pozwala zapisać autoryzowane uwagi i komentarze cenne np. podczas poszukiwania rozwiązań odstępstw lub wyjątków.
Szczegółowa rejestracja zdarzeń i historii obiegu spraw
FLOWer kolekcjonuje i przechowuje pełną historię obiegu spraw i powiązanych z nimi dokumentów wraz z chronologicznym rejestrem wszystkich decyzji osób uczestniczących w danym procesie. Gwarantuje to precyzyjną kontrolę przebiegu sprawy oraz łatwość identyfikacji i eliminacji wąskich gardeł lub miejsc powtarzania się błędów.
Co się dzieje ze sprawą,
czyli kontrola stanu realizacji zadań
Dzięki systemowemu grupowaniu spraw dla każdego użytkownika (moje sprawy bieżące, sprawy które obsłużyłem, spraw które nadzoruję) możliwy jest bardzo wygodny dostęp i kontrola aktualnego statusu i stanu zaawansowania procesu jakim zainteresowany jest pracownik. Może on zobaczyć kto, kiedy, w jakie sekwencji, jakie decyzje podjął, na podstawie jakich danych, jakie powiązane sprawy/podsprawy wywołał proces, który on nadzoruje.
Nieocenioną pomocą w nadzorowaniu procesów jest zaawansowana wyszukiwarka procesów, umożliwiająca zapamiętywanie zapytań – daje to możliwość tworzenia zbiorów dynamicznych statystyk i raportów o stanie procesów w firmie.
Koniec przestojów: obsługa nieobecności oraz zastępstw
W przypadku nieobecności użytkownika, do którego została przydzielona dana sprawa, elliteq FLOWer zareaguje samoczynnie zgodnie ze zdefiniowanym scenariuszem zastępstw i przekaże sprawę do innej uprawnionej osoby automatycznie eliminując niebezpieczeństwo opóźnienia procesu lub powstania wąskiego gardła/spiętrzenia spraw u nieobecnego pracownika.
W pewnych sytuacjach konieczne bywa również ręczne wskazywanie zastępstwa, jednak system zawsze zadba o bezpieczeństwo dostępu do udostępnianych w ten sposób informacji weryfikując poziom uprawnień osoby wskazanej jako zastępcy.
A gdy sprawa utknęła?
automatyczne powiadomienia
Dzięki serwerowi powiadomień będącemu komponentem systemu elliteq, zlecający zadanie lub nadzorujący proces, może być na bieżąco informowany np. o zagrożeniach terminu realizacji sprawy jak również statusie sprawy, dokonanych przez pracownika czynnościach, podjętych decyzjach lub przestojach procesu. Powiadomieniami takimi są wewnętrzne komunikaty systemu lub automatycznie generowane maile z odpowiednim komunikatem i linkiem do sprawy. Powiadomienia takie mogą mieć charakter eskalacji jeśli np. sprawa, mimo powiadomienia osoby nadzorującej, nadal nie zmienia statusu.
Dowiedz się więcej o Elektronicznym Obiegu Dokumentów
