elliteq ScanPort
to najszybsza droga ze skanera do archiwum.
Wielka liczba dokumentów nie jest problemem.
Wydajność zaczyna się od wprowadzenia 30 dokumentów na godzinę.
Nasz system w tym czasie potrafi wprowadzić ponad 200 dokumentów.
Budując elektroniczne repozytorium dokumentów w firmie, należy zadbać o wydajne i wszechstronne narzędzie do opisywania i archiwizowania dowolnie wielu i dowolnie różnorodnych typów dokumentów skanowanych. Takim narzędziem jest elliteq ScanPort, który zadba również o optymalną jakość archiwizowanych obrazów.
Co zyskujesz?
Liczne korzyści:
- Znaczne przyśpieszenie i ułatwienie skanowania dużych ilości dokumentów,
- Wygodne środowisko porządkowania zeskanowanych masowo stron dokumentów (grupowanie, dzielenie, usuwanie wybranych stron…),
- Przechwytywanie obrazów nie tylko z urządzeń skanujących lecz również z poczty elektronicznej, faxów oraz folderów systemowych,
- Optymalizacja objętości i jakości archiwizowanych obrazów dokumentów,
- Automatyczna korekta jakości obrazu dokumentu,
- Możliwość pracy grupowej z funkcją blokowania aktualnie obsługiwanego dokumentu pozostałym użytkownikom,
- Indeksowanie dokumentów ręczne, wspomagane walidatorami lub z pomocą OCR,
- Tworzenie biblioteki profili skanowania realizujących dowolnie skomplikowane procesy przygotowania dokumentu do archiwizacji w e-Archiwum i uruchomienia procesu Workflow,
- Odczyt kodów kreskowych i kodów QR.
Wspomagane indeksowanie:
elliteq ScanPort umożliwia jednostkowe i masowe skanowanie dokumentów papierowych poprzez realizację scenariuszy skanowania (tak zwane profile skanowania) według uzgodnionych reguł właściwych dla danego typu dokumentu lub procesu workflow, jednocześnie korygując jakość uzyskanego pliku graficznego dla zapewnienia najlepszej czytelności obrazu archiwizowanego w repozytorium cyfrowym.
ScanPort to również narzędzie do opisywania dokumentów trafiających do e-Archiwum. ScanPort korzysta z dowolnie rozbudowanych formularzy metadanych pozwalając na ich ręczne wypełnianie lub z pomocą OCR.
ScanPort współpracuje z generatorem kodów kreskowych i kodów QR systemu elliteq.
Podstawowe cechy
Skanowanie i korekta obrazu
ScanPort umożliwia tak skanowanie masowe jak i pojedynczych stron, z możliwością poprawy ich jakości, wielkości, wyrównania przekrzywionego obrazu, usunięcie czarnych krawędzi itp. Aplikacja pobiera obrazy ze skanera, serwera faksów oraz folderów sieciowych lub klienta poczty elektronicznej. Umożliwia zagospodarowanie i uporządkowanie zeskanowanych stron w oddzielne wielostronicowe dokumenty.
ScanPort to realizacja zaprogramowanych scenariuszy obsługi procesu skanowania, od korekty jakości obrazu, poprzez odczyt kodu kreskowego do użycia odpowiedniego formularza metadanych, archiwizacji cyfrowej i wywołania procesu workflow.
Ustrukturyzowanie dokumentu niestrukturalnego dzięki metryce metadanych
Wskazany przez operatora lub rozpoznany przez ScanPort typ dokumentu otrzymuje odpowiednią metrykę – formularz indeksowy - właściwy dla danego typu zbiór pól indeksowych. Pola formularzy definiowane są odmiennie dla faktur, umów, reklamacji, zamówień, ofert, itp. Formularze są tworami interaktywnymi, mogą być zdefiniowane w nich pola zależne, wymagane, pola autoinkrementacji, pola sterujące procesem, pola słownikowe, pola walidowane wartościami z zewnętrznych baz danych – wszystko po to, aby zapewnić sprawną archiwizację z właściwym zbiorem niezbędnych danych strukturalnych.
Generowanie oraz czytanie kodów kreskowych i QR
elliteq ScanPort wyposażony został w aplikację generatora kodów kreskowych - narzędzie umożliwiające generowanie i zarządzanie wydrukami kodów kreskowych. Kod kreskowy może zawierać dowolny zbiór informacji, który chcemy przypisać do danego dokumentu. Ponadto kody spełniają funkcje separatorów poszczególnych dokumentów, co sprawdza się w przypadku skanowania masowego. Kod kreskowy zwykle bywa też traktowany jako niepowtarzalny identyfikator dokumentu – pozwala to na łatwe odnajdywanie dokumentu w archiwum fizycznym, naklejony na dokument kod kreskowy nie pozwoli na wielokrotną archiwizację tego samego dokumentu.
ScanPort i OCR.
Rozpoznawanie tekstu w 186 językach.
Uzupełnienie ScanPort o technologię OCR (Optical Character Recognition) pozwala na indeksowanie dokumentu bez używania klawiatury komputera – fizycznie dzieje się to w ten sposób, ze operator wskazuje wskaźnikiem myszy komputerowej fragment tekstu na obrazie zeskanowanego dokumentu i zaznaczony tekst jest przenoszony do aktywnego pola formularza.
Zadanie operatora sprowadza się wówczas tylko do nadzorowania poprawności odczytu OCR i uzupełnieniu danych istotnych dla procesu archiwizacji, a nie widocznych na dokumencie.
Dokument w obcym języku? Zastosowany w ScanPort mechanizm OCR posługuje się biblioteką 186 języków.
Co gdy musisz odnaleźć oryginał dokumentu?
ScanPort współpracuje z modułem elliteq Archiwum Fizyczne. Graficzne odwzorowanie fizycznej organizacji archiwum papierowego jest prowadzone automatycznie, zarządzając pudełkami na dokumenty – otwierając kolejne gdy zapełnia się poprzednie i sugerując gdzie pudełko to powinno być odłożone.
Zastosowanie kodów kreskowych naklejanych na każdy archiwizowany dokument, pozwala odkładać do dokumenty w archiwum fizycznym w takiej kolejności w jakiej były skanowane bez względu na ich typ czy rodzaj, nie pozbawiając użytkownika możliwości szybkiego odnalezienia oryginału.
