Elektroniczne archiwum dokumentów
e-Archiwum to bezpieczeństwo i dostępność
wszystkich dokumentów
oraz tanie przechowywanie danych
Co zyskujesz?
Liczne korzyści:
- Gwarancja bezpiecznego przechowywania informacji,
- Kontrola dostępu: wysoko autoryzowany dostęp do wszelkich zabiegów na dokumencie (np. odczyt, edycja, utworzenie wersji, zmiana statusu),
- Śledzenie i trwała rejestracja dokonywanych zmian dokumentu i jego metadanych,
- Automatyczne wersjonowanie dokumentu i metadanych,
- Check in/Check out dokumentu,
- Redukcja przestrzeni i kosztów przechowywania,
- Bezpieczny i szybki dostęp do e-Archiwum przez Internet.
Profesjonalne e-archiwum:
elliteq ARVest to Twoje elektroniczne archiwum.
To profesjonalny system DMS, umożliwiający sprawne zarządzanie zarówno dokumentami w formie zdigitalizowanej jak i archiwum fizycznym. Redukuje koszty przechowywania i dostępu do dokumentów i ich treści, gwarantuje ochronę danych i umożliwia w pełni kontrolowaną pracę z dokumentami oraz ich błyskawiczne wyszukiwanie i powiązane z nimi sprawy.
ARVest jest modułem elliteq ECM umożliwiającym zarządzanie cyklem życia dowolnego pliku komputerowego (w logice systemu DMS traktowanego jako dokument) oraz zeskanowanymi dokumentami papierowymi i przechowywanie wraz z ich metadanymi w bezpiecznym elektronicznym repozytorium.
Poznaj nasze rozwiązania
Sprawdź przykładowe produkty wykorzystujące nasze rozwiązanie elliteq ARVest.
Elektroniczne Archiwum Dokumentów
Archiwizacja i zarządzanie dokumentami
Archiwizacja faktur elektronicznych i opisywanie faktur Kosztowych + OCR
lub napisz do nas. Powiemy Ci o dedykowanych rozwiązaniach dla Twojej firmy.
Podstawowe cechy
Bezpiecznie i tanio
Raz wprowadzony do archiwum dokument nigdy już nie zaginie. Dzięki tworzeniu zdefiniowanych uprawnień dostępu, system gwarantuje, iż do dokumentów wgląd będą miały wyłącznie uprawnione osoby. Dla każdego wprowadzanego dokumentu tworzona jest metryka, zawierająca jego charakterystykę (na podstawie wypełnionego formularza) i dane kluczowe. Możliwość integracji z systemem ERP otwiera nową jakość pracy z dotychczas użytkowanymi aplikacjami biznesowymi. Oczywistym jest możliwość jednoczesnego dostępu do dokument przez wielu użytkowników z dowolnej lokalizacji.
Intuicyjny interfejs e-Archiwum
Przejrzysty i intuicyjny interfejs oparty jest na hierarchicznej strukturze archiwum, gdzie użytkownik porusza się po drzewiastym systemie wirtualnych katalogów (odwzorowujących znanych mu porządek szaf, segregatorów, teczek), szybko wyszukując potrzebny dokument dzięki prostym lub zaawansowanym mechanizmom wyszukiwania.
Wielowymiarowe „drzewo powiązań”
Niezależnie od położenia dokumentów w drzewie archiwum, ARVest umożliwia tworzenie powiązań i referencji pomiędzy dokumentami w różnych folderach, a także pomiędzy innymi obiektami systemu takimi jak: dokumenty, sprawy workflow, oraz użytkownicy, foldery itp.
Wprowadzanie i wyszukiwanie dokumentów
Do każdego zarchiwizowanego dokumentu tworzona jest indywidualna metryka, właściwa dla rodzaju dokumentu (faktur, umów, ofert, zamówień, reklamacji, arkusza budżetowego…). Dzięki tym danym indeksowym możliwe jest błyskawiczne zlokalizowanie wybranego dokumentu według dowolnie zdefiniowanego kryterium, jak nazwa, typ, data utworzenia, autor wersji, data ważności, status, nadany kod kreskowy, projekt, kontrahent itp.
Dokumenty pod kluczem (elektronicznym)
Konstrukcja Serwera Archiwum gwarantuje bezpieczne przechowywanie informacji, zapewnia kontrolę dostępu na poziomie dokumentów, zasobów oraz procesów, a także szyfrowanie zasobów i komunikacji (protokół SSL, silne klucze zabezpieczające).
Dokumenty w repozytorium ARVest mogą być autoryzowane i zabezpieczane kwalifikowanym podpisem cyfrowym.
W sytuacjach koniecznych System daje uprawnionym użytkownikom możliwość wyeksportowania wybranej części archiwum do katalogu zewnętrznego.
Wyjątkowy mechanizm uprawnień
Dostęp do dokumentów i/lub jego metadanych uzyskiwany jest dzięki szczegółowym uprawnieniom nadawanym pojedynczym użytkownikom lub grupom.. Dzięki temu dokument może mieć różne stopnie poufności w zależności od tego z jakimi uprawnieniami po niego sięga.
Spełnienie norm prawnych
elliteq ARVest zapewnia wypełnienie norm związanych z systemami zapewnienia jakości (nadzorowanie dokumentacji i procedur, nadzorowanie zmian, reklamacje) i norm branżowych wymaganych w działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorstwo oraz każdych innych wymagań formalnych.
Log historii zdarzeń, czyli kto pracował nad dokumentem
Każde zdarzenie związane z dokumentem (np. podgląd, edycja, utworzenie wersji, zmiana metadanych, zmiana statusu, zapis na dysku…) jest automatycznie rejestrowane i przechowywane wraz ze stemplem czasowym i identyfikatorem użytkownika. Dzięki temu nie ma w firmie miejsca na anonimowość zdarzeń i decyzji.
